Lean Office: cos’è e come applicarlo in ufficio
17 Gennaio 2022
Leave a comment By ANDREELLO
Sono commercialista e da oltre 15 anni lavoro negli studi professionali, il mio habitat naturale è proprio l’ufficio e so benissimo quanti sprechi esistono anche in amministrazione!
Partiamo spiegando cosa è il lean office!
Il metodo Lean nasce nelle fabbriche della Toyota nel dopoguerra e per fronteggiare la concorrenza spietata i Giapponesi, con la cultura dell’essenzialità che li contraddistingue, hanno inventato e adottato un metodo che ha come obiettivo quello di individuare e ridurre gli sprechi in un’ottica di miglioramento continuo.
Ecco che da questo semplice concetto, il lean thinking si è diffuso in tutti gli ambiti aziendali e dall’officina si è passati all’ufficio.
Del resto si sa bene che se in produzione funziona tutto perfettamente ma poi, per un qualsiasi problema amministrativo, non si fattura, questi sono guai per tutti!
Ma in cosa consiste il lean Office?
Ecco che dal mondo lean si parte definendo quelli che sono i 7 sprechi in giapponese sono i muda) ossia :
- ATTESE, in ufficio sono spesso presenti quando il proprio lavoro non può essere completato perché manca l’approvazione di un altro reparto, attese di informazioni da parte dei fornitori o dei clienti, tempi di attesa lunghi da parte di amministrazioni pubbliche ed enti terzi.
- TRASPORTI di materiali (cancelleria) ma anche incompatibilità tra sistemi informatici, errori di comunicazione, ecc.
- SOVRAPPRODUZIONE produrre più di quanto serva, non solo prodotti, ma anche dati ed informazioni.
- SCORTE inteso come pile di faldoni e di pratiche da evadere, troppe informazioni, ricerche obsolete che rimangono sulle scrivanie a prendere polvere.
- MOVIMENTAZIONI numerosi spostamenti anche di postazioni, oggetti dislocati senza logica operativa, ad esempio fotocopiatrici e stampanti lontani dalla scrivania ecc.
- DIFETTI tutte le pratiche sbagliate, gli ordini inevasi, le richieste formulate erroneamente.
- PROCESSO , negli uffici spesso ci sono passaggi di informazioni troppo complicati, strumenti inadeguati e prospetti rielaborati più volte da persone diverse, per non parlare di riunioni lunghe ed inconcludenti.
Esiste anche una nuova definizione di spreco che si usa definire come l’ottavo muda ossia
8. PERSONE ossia inserire figure professionali non adatte nei ruoli previsti, personale demotivato e non formato. (a mio parere il muda più grave e pericoloso di tutti)
Una volta individuati gli sprechi lo scopo fondamentale è quello di attuare piccoli e costanti miglioramenti al fine di eliminarli. Ma come fare?
Esistono diversi strumenti utili che provengono dal mondo Lean e che si adattano bene soprattutto nel mondo office ad esempio:
- Il metodo delle 5 S
- Il makigami
- La Value stream map
- I Poka Yoke
- Il ciclo di daming (PDCA)
Sicuramente esistono notevoli differenze fra il mondo produzione ed il mondo office una fra tante è il fatto che in ufficio gli oggetti non sono visibili, quindi lo scopo è quello di rendere visibili le informazioni che transitano in amministrazione.
Un’altra sfida degli uffici è individuare l’esatta sequenza di lavoro in quanto spesso si assecondano le urgenze piuttosto che terminare il lavoro programmato.
In ufficio è molto difficile misurare i tempi di esecuzione in quanto spesso ci sono anche lavori molto diversi fra loro, ed il set up non è su un’macchinario ma nel cervello delle persone quindi più complesso da realizzare.
Una sfida importante in tutti i settori è la comunicazione fra reparti.
Il primo passaggio è sempre quello di conoscersi e di mappare il processo di lavoro così com’è allo stato attuale e di visualizzare il processo ideale che si vuole raggiungere!
Buoni propositi di inizio anno ed il Budgeting
La fine dell’anno ed il sopraggiungere del nuovo, è il momento ideale per i buoni propositi ma senza una programmazione ed un piano d’azione preciso c’è il rischio che rimangano idee non concretizzate!
Ecco perché è fondamentale, sia come imprenditori/imprenditrici individuali sia come aziende, definire degli obiettivi precisi!
Innanzitutto, gli obiettivi devono avere delle caratteristiche bene precise, infatti devono essere SMART ossia:
- Specific (specifici, darsi dei focus specifici ed uscire dalla generalità aiuta a definire cosa e come fare)
- Measurable (misurabili, importi un’unità di misura che aiuti a definire se un obiettivo è stato raggiunto o meno è imprescindibile per il successo)
- Archievable (raggiungibili, porsi degli target irrealizzabili o utopistici rischia solamente di farci perdere l’entusiasmo)
- Relevant (rilevanti ossia sfidanti e con la giusta importanza per mantenere alta la motivazione)
- Time-based (basati sul tempo, fissare dei limiti temporali è la cosa migliore per raggiungere i propri scopi)
Definiti quelli che sono i nostri obiettivi imprenditoriali, e non solo, perché questo può essere anche applicato ad obiettivi personali o famigliari, possiamo utilizzare due strumenti per definire un piano d’azione.
Il primo strumento quello più classico di programmazione aziendale è il Budget.
Il budget è un programma di azione espresso in termini quantitativi monetari che copre un limitato arco di tempo, consiglio di iniziare con budget semestrale o annuale successivamente acquisita dimestichezza con lo strumento è possibile cimentarsi anche in budget trimestrali e/o mensili.
Il budget contiene una quantificazione degli obiettivi da raggiungere e delle risorse che l’azienda dispone per poterli conseguire.
Ci sono diversi tipi di budget: finanziario, operativo/gestionale, budget economico, patrimoniale o degli investimenti.
Difficilmente si possono realizzare fin da subito tutti i tipi di budget ma è bene cominciare con un budget operativo (budget vendite e di costi, budget della produzione) ed un budget degli investimenti, per lasciare alle fasi successive la programmazione patrimoniale e finanziaria.
Il budget può essere sviluppato sulla base di stime di costi e ricavi, essendo stime i numeri non devono essere scientificamente esatti ma sostanzialmente corretti.
L’approccio con cui viene redatto può essere prudenziale, realistico o sfidante a seconda dell’utilizzo che se ne vuole fare.
Ad esempio un approccio prudenziale è adatto ai budget finanziari, mentre un budget più sfidante è adatto a livelli gestionali per incentivare l’operatività dell’azienda.
Un secondo strumento, probabilmente meno tecnico dal punto di vista aziendale, ma alquanto importante per chiarire le idee sulla direzione da prendere è la “mappa – obiettivo” (il nome è di mia invenzione)
Ossia individuare 3 massimo 4 obiettivi importanti da realizzare nel corso dell’anno partendo dalla suddivisione dello stesso in 4 trimestri.
Per ogni trimestre un obiettivo diverso che può o meno essere concatenato agli altri.
Per ogni trimestre/obiettivo individuare 3 azioni concrete e misurabili e per ciascuna di esse definire un indicatore specifico da verificare, se raggiunto o meno, nei margini previsti.
Le tre azioni possono essere delimitate all’interno di ciascun singolo mese.
Ricordati di prevedere un mese o un trimestre (in base alla stagionalità del tuo business) di pausa per elaborare azioni e per accogliere e gestire imprevisti.
Per ogni azione mensile è bene individuare sia un indicatore (KPI) di riferimento sia tutte le risorse necessarie per svolgere quell’azione che mi permetterà di raggiungere un determinato obiettivo.
La pianificazione è un aspetto importante e da non sottovalutare per chi vuole realizzare i propri sogni imprenditoriali.
Per quanto piccola sia la tua attività per crescere è necessario fissare degli obiettivi e definire la strada per raggiungerli.
Ma attenzione i buoni propositi non devono valere solo a inizio anno bensì è importante rivedere gli obiettivi fissati e cambiarli, se necessario, in corso d’anno del resto ..
Nulla è scritto sulla pietra, tutto può essere modificato, ma guai perdere la rotta!
Decreto Cura Italia: ecco i punti salienti
Decreto Cura Italia: ecco i punti salienti
MISURE STRAORDINARIE PER SANITÀ, FAMIGLIE E LAVORO
Il 17 marzo 2020 in Gazzetta ufficiale è stato pubblicato il DL “Cura Italia”
Un documento composto da 127 articoli!!!
Il tempo in questo periodo certamente non manca.. ma per leggerlo tutto ci vorrebbe anche un traduttore dal politichese!
Per questo ho deciso di presentarti una breve sintesi per darti una visione generale di cosa parla questo nuovo ed importante documento
Un documento composto da 127 articoli!!!
Il tempo in questo periodo certamente non manca.. ma per leggerlo tutto ci vorrebbe anche un traduttore dal politichese!
Per questo ho deciso di presentarti una breve sintesi per darti una visione generale di cosa parla questo nuovo ed importante documento
Il decreto interviene con provvedimenti su 4 fronti principali e altre misure settoriali:
- Finanziamento e altre misure per il potenziamento del Sistema sanitario nazionale, della Protezione civile e degli altri soggetti pubblici impegnati sul fronte dell’emergenza;
- Sostegno all’occupazione e ai lavoratori per la difesa del lavoro e del reddito;
- Supporto al credito per famiglie e micro, piccole e medie imprese, tramite il sistema bancario e l’utilizzo del fondo centrale di garanzia;
- Sospensione degli obblighi di versamento per tributi e contributi nonché di altri adempimenti fiscali ed incentivi fiscali per la sanificazione dei luoghi di lavoro e premi ai dipendenti che restano in servizio.
Le misure principali a sostegno di imprenditori e famiglie che a mio parere sono da sottolineare, le elenco qui di seguito:
Lavoratori autonomi e le partite IVA
È riconosciuto un indennizzo di 600 euro, su base mensile, non tassabile per lavoratori autonomi, liberi professionisti titolari di partita Iva, professionisti non iscritti agli ordini, co.co.co. in gestione separata, artigiani, commercianti, coltivatori diretti, coloni e mezzadri, stagionali dei settori del turismo e degli stabilimenti termali, lavoratori del settore spettacolo, lavoratori agricoli;
I settori interessati sono: turistico-alberghiero, termale, trasporto merci e passeggeri, ristorazione e bar, cultura (cinema, teatri), sport, istruzione, parchi divertimento, eventi (fiere/convegni), sale giochi e centri scommesse;
Termini degli adempimenti e dei versamenti fiscali e contributivi
Sono sospesi i termini degli adempimenti e dei versamenti fiscali e contributivi per contribuenti con fatturato fino a 2 milioni di euro (versamenti IVA, ritenute e contributi di marzo);
Differimento scadenze
Per gli operatori economici ai quali non si applica la sospensione, posticipati al 20 marzo il termine per i versamenti dovuti nei confronti delle pubbliche amministrazioni, inclusi quelli relativi ai contributi previdenziali ed assistenziali ed ai premi per l’assicurazione obbligatoria;
Incentivi e contributi per la sanificazione e sicurezza sul lavoro
Sono stati introdotti incentivi per le imprese che attuano interventi di sanificazione e di aumento della sicurezza sul lavoro, attraverso la concessione di un credito d’ imposta, nonché contributi attraverso la costituzione di un fondo INAIL. Analoghi contributi sono previsti anche per gli enti locali attraverso uno specifico fondo;
Affitti commerciali
Viene riconosciuto un Credito d’imposta pari al 60% del canone di affitto di marzo per gli esercenti di attività d’impresa di negozi e botteghe;
Premi ai lavoratori
Viene riconosciuto un premio di 100 euro, non tassabile (in proporzione ai giorni lavorati) ai lavoratori con reddito annuo lordo fino a 40.000 euro che nel mese di marzo svolgono la propria prestazione sul luogo di lavoro (non in smart working);
Congedi parentali e bonus baby-sitting
È prevista la possibilità di usufruire del congedo parentale per 15 giorni aggiuntivi al 50% della retribuzione, per i figli di età non superiore ai 12 anni o con disabilità in situazione di gravità accertata. In alternativa, è prevista l’assegnazione di un bonus per l’acquisto di servizi di baby-sitting di 600 euro, aumentato a 1.000 euro per il personale del Servizio sanitario nazionale e le Forze dell’ordine;
Cassa integrazione in deroga
È possibile ricorrere alla cassa integrazione guadagni in deroga con la nuova causale “COVID-19” per 9 settimane aggiuntive ed estesa a tutti i settori, comprese le imprese con meno di 5 dipendenti.
La possibilità viene estesa anche alle imprese che già beneficiano della cassa integrazione straordinaria;
Legge 104
In caso di handicap grave, i permessi previsti dalla legge 104 per chi assiste parenti disabili saranno incrementati di 12 giorni, sia a marzo che ad aprile;
IMPORTANTE
Ci tengo a precisarti che molti bonus saranno erogati tramite l’Istituto Nazionale di Previdenza Sociale quindi, se hai diritto ad alcuni di essi, ti consiglio di richiedere il PIN dell’INPS, basta seguire le istruzioni cliccando qui sotto
Tassare e-Book ora è realtà.
e-Book: la tassazione è reale
ecco tutto ciò che devi sapere
Hai scritto un bellissimo e-book e vorresti metterlo sul web e venderlo?
Ma non hai ancora capito a quali “rischi” fiscali vai in contro?
Prestazioni occasionali, royalties, ritenuta d’acconto, partita iva… quanta confusione!!!
I commenti sul web si sprecano ..
Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza, applicando anche qualche dato così da rendere la spiegazione più concreta.
In questo breve post cercherò di spiegarti meglio, dal punto di vista fiscale, se la vendita del tuo e-book avviene online sul tuo sito personale oppure tramite intermediario, specificando le differenze fra: prestazioni occasionali soggette a ritenuta acconto 20%, diritti d’autore (royalties) e tassazione forfait con partita iva.
Se il tuo ebook è collaterale alla tua attività primaria rientra nelle prestazioni occasionali , quelle che solitamente vengono riconosciute con limite di 5.000 euro. Sono definite anche prestazioni che hanno natura NON abituale, per questo definite occasionali e vengono tassate come “redditi diversi” applicando una ritenuta d’acconto del 20% sul totale. Basterà emettere una ricevuta senza dover aprire la Partita IVA.
esempio: se il compenso è 100 percepirai solo 80 perché 20 ti sarà trattenuto come ritenuta e versato dal tuo committente con F24
(tasse dovute 20 euro)
Le prestazioni fino a 5.000 lordi euro NON sono soggette ad INPS, ma se il limite viene superato si applicherà la gestione separata INPS versando il 25,72% sul compenso.
Cosa diversa sono i Diritti d’autore e/o royalties, ossia decidi di delegare la vendita del tuo e-book ad un intermediario o casa editrice, anche in questo caso vengono tassati con una ritenuta d’acconto del 20% ma applicato non su tutto il compenso (es. 100 euro) bensì su un importo abbattuto del 25% (quindi su 75 euro) in questo caso non c’è INPS da applicare se l’attività è occasionale e non abituale.
(tasse dovute 15 euro)
Tuttavia, nel tuo caso, in cui la tua attività principale è quella della scrittrice questi redditi rientrano nella tua attività professionale PRINCIPALE e quindi andranno tassati con il regime fiscale adottato con l’apertura della Partita IVA, nel caso tu fossi un regime FORFAIT, che peraltro è molto vantaggioso, sui famosi 100 euro di compenso tasserai soltanto il 67% (per abbattimento forfetario imposto dalla norma) con un’aliquota di imposta del 5%
(tasse dovute 3,35 euro)
Ovvio che su questi vanno anche conteggiati i contributi INPS gestione separata in quanto è la tua attività principale, pari al 25,72 % di 67 euro (euro 17,23 euro)
Spero di averti aiutato a fare un po’ di chiarezza, in ogni caso non esitare....
Come compilare il tuo modello 730 on-line
Come compilare il tuo modello 730 on-line
Ti sei mai trovato nell’incertezza di non sapere se devi o
meno presentare la dichiarazione dei redditi e a chi rivolgerti, quali
documenti presentare, in che modo presentarli e soprattutto in che tempi?
Con la paura di sbagliare, dimenticare qualche documento fondamentale
ed il terrore di ricevere la temutissima busta verde nella cassetta della
posta?
E per questo ti ritrovi a delegare tutto a terzi (CAF,
Patronati, commercialisti, amici impiegati che lavorano da commercialisti 
)
pensando che è un argomento troppo difficile ed impossibile da affrontare da
soli sebbene solo tu consoci perfettamente la tua situazione reddituale!
Tuttavia il rischio che non vengano considerati o riportati
tutti i dati, che tra i vari passaggi di consegne si perda qualche informazione,
perdere tempo e soldi in fotocopie e a produrre i documenti da consegnare che
poi, non vanno mai bene, e bisogna tornare molte altre volte e soprattutto non
hai il controllo della situazione!
In questo modo senza spostarti da casa, avendo a
disposizione solamente un pc, la connessione internet e la volontà di occuparsi
in prima persona dei propri “affari” potrai compilare ed inviare la tua
dichiarazione dei redditi!
Ebbene da qualche anno l’Agenzia delle Entrate fornisce nella
propria area riservata un modello di dichiarazione precompilato che è
accessibile semplicemente richiedendo il proprio PIN o all’agenzia entrate o
all’INPS oppure tramite SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale, per
accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione).
Nel caso in cui la dichiarazione
precompilata non sia stata predisposta dall’Agenzia delle
Entrate, puoi utilizzare l’applicazione “La tua dichiarazione
precompilata” per compilare autonomamente e inviare la dichiarazione.
Nella parte centrale della Home visualizzi, oltre alle tue informazioni
anagrafiche, anche lo stato della tua dichiarazione.
Nella sezione “A che
punto sei” trovi evidenziati i passi già compiuti e quelli ancora da fare
per poter inviare la tua dichiarazione:
- Visualizza i dati: puoi controllare che i dati
presenti nella dichiarazione precompilata siano completi e corretti - Scegli il modello: puoi scegliere il modello da
utilizzare per la tua dichiarazione - Compila e invia: dal 2 maggio puoi accettare o
modificare e completare la tua dichiarazione e dopo procedere all’invio
Dichiarazione inviata: dal
2 maggio puoi controllare l’esito del tuo invio, verificare le ricevute e gli
eventuali versamenti F24.quenza dei passi non
è modificabile; quindi, puoi accedere al passo successivo solo dopo aver
completato quello precedente.
Dalla homepage puoi accedere a:
Contatti: per inserire i tuoi contatti
IBAN:
per inserire il tuo Iban
Accessi: per avere informazioni sui
soggetti (Intermediari e Caf) che hanno effettuato l’accesso alla tuadichiarazione precompilata.
Infine, se sei utente
Fisconline/Entratel, per accedere al tuo cassetto fiscale e per avere ulteriori
informazioni sulla tua posizione fiscale, mentre per avere informazioni sulla
tua situazione immobiliare seleziona “Accedi ai dati catastali”.
Passa poi alla visualizzazione dei dati della tua dichiarazione precompilata così come predisposta dall’Agenzia delle Entrate con le informazioni relative a redditi,oneri detraibili e deducibili, versamenti, acconti o eccedenze presenti nell’Anagrafe Tributaria o comunicate dai soggetti obbligati entro i termini previsti dalle norme.
Dopo aver verificato le informazioni presenti nella sezione “Dati considerati per preparare la tua dichiarazione precompilata” e aver controllato il dettaglio delle Spese sanitarie, seleziona il link “Scegli il
modello” e accedi al passo successivo.
modello” e accedi al passo successivo.
Hai a disposizione sia il modello 730 sia il modello Redditi PF
precompilati dall’Agenzia delle Entrate, con le informazioni
presenti nella banca dati dell’Anagrafe tributaria.
Se sei un lavoratore dipendente o pensionato puoi accettare il modello
730 così come proposto oppure modificarlo/integrarlo prima dell’invio.
Se, invece, sei interessato al modello Redditi PF puoi solo modificarlo/
integrarlo e inviarlo.
Puoi decidere se essere guidato o meno nella scelta del modello.
Dopo aver scelto il tuo modello, seleziona il pulsante “Conferma scelta”.
I modelli che puoi utilizzare sono:
- Il 730 è il modello
dedicato ai lavoratori dipendenti e pensionati. Il contribuente che ha il
sostituto d’imposta (datore di lavoro o ente pensionistico) ottiene il rimborso
direttamente nella busta paga o nella rata di pensione. Se, invece, deve
versare delle somme, queste vengono trattenute dalla retribuzione o dalla
pensione. - Redditi PF Web è
l’applicazione che consente di compilare i principali quadri del modello
Redditi PF senza scaricare alcun software. Non possono utilizzare Redditi PF
Web (ma devono utilizzare Redditi PF Online) i contribuenti soggetti agli studi
di settore, con redditi da partecipazione o che devono presentare il modello
Iva. - Redditi PF Online è
il software completo per la compilazione del modello Redditi PF, utilizzabile
da tutti i contribuenti con l’installazione sul proprio pc di un apposito
programma. Devono utilizzare Redditi PF Online i contribuenti soggetti agli
studi di settore, con redditi da partecipazione o che devono presentare il
modello Iva.
Come vedi la tua dichiarazione dei redditi può essere velocemente predisposta ed inviata in autonomia senza spreco di tempo e di soldi. Direttamente dal pc di casa tua!
Non devi però sentirti solo .. per qualsiasi chiarimento a riguardo puoi sempre contattarmi qui:
oppure richiedi
la partecipazione al (mini) corso gratuito online
“il modello 730 in autonomia” inviando una mail a : amministrazione@andreelloconsulting.it
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