Lean Office: cos’è e come applicarlo in ufficio
Sono commercialista e da oltre 15 anni lavoro negli studi professionali, il mio habitat naturale è proprio l’ufficio e so benissimo quanti sprechi esistono anche in amministrazione!
Partiamo spiegando cosa è il lean office!
Il metodo Lean nasce nelle fabbriche della Toyota nel dopoguerra e per fronteggiare la concorrenza spietata i Giapponesi, con la cultura dell’essenzialità che li contraddistingue, hanno inventato e adottato un metodo che ha come obiettivo quello di individuare e ridurre gli sprechi in un’ottica di miglioramento continuo.
Ecco che da questo semplice concetto, il lean thinking si è diffuso in tutti gli ambiti aziendali e dall’officina si è passati all’ufficio.
Del resto si sa bene che se in produzione funziona tutto perfettamente ma poi, per un qualsiasi problema amministrativo, non si fattura, questi sono guai per tutti!
Ma in cosa consiste il lean Office?
Ecco che dal mondo lean si parte definendo quelli che sono i 7 sprechi in giapponese sono i muda) ossia :
- ATTESE, in ufficio sono spesso presenti quando il proprio lavoro non può essere completato perché manca l’approvazione di un altro reparto, attese di informazioni da parte dei fornitori o dei clienti, tempi di attesa lunghi da parte di amministrazioni pubbliche ed enti terzi.
- TRASPORTI di materiali (cancelleria) ma anche incompatibilità tra sistemi informatici, errori di comunicazione, ecc.
- SOVRAPPRODUZIONE produrre più di quanto serva, non solo prodotti, ma anche dati ed informazioni.
- SCORTE inteso come pile di faldoni e di pratiche da evadere, troppe informazioni, ricerche obsolete che rimangono sulle scrivanie a prendere polvere.
- MOVIMENTAZIONI numerosi spostamenti anche di postazioni, oggetti dislocati senza logica operativa, ad esempio fotocopiatrici e stampanti lontani dalla scrivania ecc.
- DIFETTI tutte le pratiche sbagliate, gli ordini inevasi, le richieste formulate erroneamente.
- PROCESSO , negli uffici spesso ci sono passaggi di informazioni troppo complicati, strumenti inadeguati e prospetti rielaborati più volte da persone diverse, per non parlare di riunioni lunghe ed inconcludenti.
Esiste anche una nuova definizione di spreco che si usa definire come l’ottavo muda ossia
8. PERSONE ossia inserire figure professionali non adatte nei ruoli previsti, personale demotivato e non formato. (a mio parere il muda più grave e pericoloso di tutti)
Una volta individuati gli sprechi lo scopo fondamentale è quello di attuare piccoli e costanti miglioramenti al fine di eliminarli. Ma come fare?
Esistono diversi strumenti utili che provengono dal mondo Lean e che si adattano bene soprattutto nel mondo office ad esempio:
- Il metodo delle 5 S
- Il makigami
- La Value stream map
- I Poka Yoke
- Il ciclo di daming (PDCA)
Sicuramente esistono notevoli differenze fra il mondo produzione ed il mondo office una fra tante è il fatto che in ufficio gli oggetti non sono visibili, quindi lo scopo è quello di rendere visibili le informazioni che transitano in amministrazione.
Un’altra sfida degli uffici è individuare l’esatta sequenza di lavoro in quanto spesso si assecondano le urgenze piuttosto che terminare il lavoro programmato.
In ufficio è molto difficile misurare i tempi di esecuzione in quanto spesso ci sono anche lavori molto diversi fra loro, ed il set up non è su un’macchinario ma nel cervello delle persone quindi più complesso da realizzare.
Una sfida importante in tutti i settori è la comunicazione fra reparti.
Il primo passaggio è sempre quello di conoscersi e di mappare il processo di lavoro così com’è allo stato attuale e di visualizzare il processo ideale che si vuole raggiungere!